Przegląd inboxa - jak często?

Nie ma dobrej odpowiedzi na to pytanie:

1. po pierwsze nie rzadziej niż raz dziennie
2. po drugie w przypadku poczty elektronicznej wypada to robić przynajmniej dwa razy dziennie
3. po trzecie na pewno należy to zrobić, gdy nie wiemy co dalej robić
4. po czwarte warto wykonać przegląd inboxa przed wyjściem z pracy lub położeniem się spać
5. po piąte 

Wszystko inne zależy od indywidualnej sytuacji i charakteru pracy.

Osobiście w większości przypadków przeglądam inbox rano (pobieżnie) i wieczorem (kiedy chcę się oderwać od pracy zawodowej), czasem w ciągu dnia też mi się zdarzy.

Optymalny pulpit Outlooka

Cotygodniowe porządki - przegląd tygodnia

Niezależnie od tego, jak dobrymi jesteśmy organizatorami nasze narzędzia i nawyki się starzeją. Bez okresowej rewitalizacji staną się uciążliwe i niepotrzebne - usuniemy je przy najbliższej nadarzającej się okazji. Dlaczego raz w tygodniu poświęcam więcej niż zwykłą godzinę na przegląd mojej skrzynki spraw przychodzących:

1. dokonuję gruntownego przeglądu wszystkich miejsce, gdzie mogły się zagubić notatki, a znalezione traktuję procedurą przeglądu inboxa,
2. są sprawy, które świadomie w ciągu przetrzymałem w stanie "zanalizowane, nieuporządkowane, decyzja@weekly review" - raz w tygodniu na spokojnie mogę podjąć optymalną decyzję, którą z tych spraw wyrzucić, którą zarchiwizować, a którą wpisać na listę najbliższych działań - oszczędza to czas w ciągu tygodnia i chroni listy przed nadmiernym rozrastaniem,
3. przegląd kalendarza jest konieczny, aby zaplanować zagubione terminy lub zmienić już zaplanowane jeśli taka jest potrzeba,
4. przegląd list najbliższych działań - listy i inne narzędzia organizacyjne mają tendencję do rośnięcia - jeśli lista zawiera między 20 a 50 pozycji przy okazji cotygodniowych porządków staram się ją skrócić lub podzielić na mniejsze, ponadto niewątpliwą przyjemnością cotygodniowego przeglądu jest oznaczanie czynności już wykonanych, nieaktualnych lub takich które ktoś przypadkiem za nas już wykonał,
5. przegląd projektów pozwala mi wznowić zawieszone projekty, zaplanować dla nich najbliższe działania i wyznaczyć najważniejszy projekt tygodnia (Weekly Goal), szczególną uwagę poświęcam projektom, które mają deadline w przeciągu najbliższych 30 dni (Due next 30 days) - być może jeden z nich należy określić mianem najważniejszego projektu tygodnia, jeśli nie wyznaczam go zgodnie z projektami wpisanymi na listę miesięcznych celów (Monthly Goal),
6. porządkuję również biurko - staram się wyrzucać więcej niepotrzebnych/nieużywanych rzeczy niż zaplanowanych uzupełnienia, wyrzucam makulaturę, notatki do spalenia (zniszczenia) i opróżniam kosz.

Oczywiście wszystko za pomocą listy kontrolnej "Przegląd tygodnia".

Co teraz robić? - optymalny wybór dalszych działań

Czasami zdarza mi się sytuacja, w której w głowie panuje chaos i trudno podjąć optymalną decyzję co dalej należy robić.

W pierwszej kolejności oczyszczam umysł spisując wszystkie pomysły i wrzucając do Inboxa. Następnie patrzę w kalendarz, na zegarek i adekwatnie do sytuacji wybieram:

• porządkowanie Inboxa - szczególnie wtedy, gdy dawno tego nie robiłem i czuję, że sprawy tam zalegające mogą zmienić nasze dalsze postępowanie,
• wykonuję czynności ad hoc - może to być propozycja nieplanowanego spotkania czy wyjście na obiad,
• wybieram do wykonania jedno z działań oznaczonych jako najważniejsze działanie dnia lub sięgam do list najbliższych działań

Niestety nie znam dobrego algorytmu wyboru - pozostaje intuicja, której niestety uczę się na błędach. Na szczęście jeśli takie sytuacje zdarzają się często - uczę się szybko, a jeśli rzadko - błędy bardzo nie bolą.

Pomocne mogą być dodatkowe kryteria wyboru w niżej podanej kolejności:

1. ile mam czasu do dyspozycji?
2. w jakiej sytuacji się znajduję? (w biurze, czekam na coś..., dysponuję wyłącznie telefonem)
3. jaką mam energię umysłową? (na jakie działania mnie stać?)
4. które czynności (projekty) oznaczyłem jako najważniejsze (priorytetowe)?

Nieprzypadkowo priorytety są na końcu - mają one znaczenie przede wszystkim rano, gdy wydaje się, że czasu mam dość, mogę dowolnie wybrać kontekst i mam dość energii, aby wykonać dowolną czynność.

Lista kontrolna "wyjście z pracy"

Jeśli chcemy realnie oddzielić zaangażowanie w pracę od zaangażowania w sprawy prywatne należy codziennie dokonywać mentalnego (a nie tylko fizycznego) "wyjścia z pracy". Służy mi do tego nawyk codziennego przeglądania listy kontrolnej "zakończenie spraw zawodowych" i wykonywania następujących działań:

• przeglądam skrzynkę spraw przychodzących (poczta elektroniczna, szuflada na biurku z notatkami) i staram się ją uporządkować w całości
• w szczególności zaglądam do folderu poczty elektronicznej waiting4, gdzie leżą emaile, na które spodziewam się otrzymać odpowiedź
• etykietuję notatki wykonane za pomocą Evernote (n.p. strony do przejrzenia/przeczytania)
• sprawdzam przypomnienia Outlooka/smarfona
• przeglądam listę SMS-ów i rozmów telefonicznych - a nuż coś komuś obiecałem!
• porządkuję biurko i wirtualny pulpit mojego komputera - niektóre pliki mogą wymagać jakiegoś działania
• wyłączam wszystkie aplikacje - może jakaś praca została przerwana i można ją zakończyć
• wykonuję hurtem działania 2 minutowe, reszta ląduje na listach najbliższych działań
• wykonuję szybki backup danych z całego dnia i do domu!

Uwaga: nie obejdzie się bez ustawienia przypomnienia w kalendarzu przynajmniej 1,5h przed pożądanym terminem "wyjścia z pracy" - przegląd Inboxa może zająć do godziny czasu, a warto mieć czas na nieprzewidziane sytuacje.

Sytuacja "czekam na..." - jak wykorzystać czas?

Okoliczność "czekam na..." jest podobna do sytuacji "okna czasowego" z tą różnicą, że nie można do końca przewidzieć czasu oczekiwania - można czekać 15 minut lub nawet godzinę. Lepiej wtedy wykonywać czynności, które mogą zostać szybko przerwane bez stresu:

• przegląd Inboxa - jeśli mamy przy sobie dostęp do poczty lub notatki warto je uporządkować zgodnie z zasadami GTD
• krótkie telefony i emaile - jeśli mamy pewność, że nie rozmawiamy z gadułą - można wykorzystać na czas oczekiwania na rozmowę telefoniczną.

Jednak wprost idealnym sposobem wykorzystania czasu oczekiwania jest czytanie jakiejś pozycji z wcześniej przygotowanej listy do przeczytania/przejrzenia (@read/review).

Nierealne dla mnie jest jednak noszenie ze sobą teczki ze stronami wyrywanymi z gazet - dużo lepiej sprawdza mi się skanowanie, robienie zdjęć (lub wycinanie bezpośrednio z www) i ostatecznie archiwizowanie w Evernote. Gdy czekam na coś dłużej niż 2 minuty sprawdzam taką listę w moim smartfonie i wybieram jeden z wpisów do przeczytania.

Nie zawsze mam ochotę męczyć wzrok, wiec niedawno przygotowałem inne rozwiązanie do wykorzystania w takiej sytuacji: audiobook na smarfton z serwisu Amazona.

Szczególną sytuacją, w której przydaje się lista do przeczytania / przejrzenia jest podróż - pociągiem, samolotem lub tramwajem. Nie polecam czytania w samochodzie - tutaj lepiej wykorzystać audiobooki.

Na koniec najważniejsze - staram się zawsze robić notatki (najlepiej w tekście, wycinając wartościowe fragmenty lub zaznaczając bookmarki w audiobooki). To zabezpiecza nas przed koniecznością przerwania czytania, gdy czas oczekiwania dobiegł końca. Jeśli nie notuję - umysł angażuje się bardziej w analizowany tekst i dużo trudniej oderwać się od niego i przejść do innego działania.

Okna czasowe - wykorzystanie

Od czasu do czasu zdarza mi się okno czasowe. To sytuacja, gdy mam umówione dwa spotkania, a pomiędzy nimi pojawia się luka w kalendarzu "do wykorzystania". Jeśli wiem wcześniej o takiej luce mogę próbować coś zaplanować w ramach najważniejszych , ale dużo efektywniejszym sposobem działania są tak zwane listy najbliższych działań zgrupowanych wg okoliczności (kontekstów).

W celu efektywnego wykorzystania takiego okna czasowego staram się przed przeglądem listy ocenić na podstawie kalendarza - ile dokładnie mam czasu. Znaczy to, że uwzględniam na przykład czasy dojścia lub dojazdu na miejsce.

Ponadto wybieram taką czynność, która zajmie mi nie więcej niż 2/3 wolnego czasu. Jest to niezbędny bufor czasowy na nieprzewidziane sytuacje. Bardzo niekomfortowe psychicznie jest nieskończenie rozpoczętej czynności przed kolejnym terminem w kalendarzu!

Na przykład

• mając pół godziny czasu dzwonię do kogoś - rozmowa telefoniczna nie zajmuje więcej niż 15 minut
• mając godzinę czasu wykonuję jakąś przewidywalną czynność przy komputerze lub przeglądam jakiś dokument/pojedynczą stronę www
• mając więcej niż godzinę czasu mogę zabrać się za jakiś trudniejszy problem biurowy - uruchomić coś, skonfigurować, wyszukać informacje, uporządkować je w Mindmapie i przygotować wynikowy dokument lub email itp.

Delegowanie i uzgodnienia spraw "przy okazji" spotkań

1. Nie każda sprawa wymaga natychmiastowego uzgodnienia face2face lub telefonicznie
2. Nie każdą sprawę efektywnie jest uzgadniać za pomocą emaila
3. Nie zawsze sprawa jest na tyle pilna, aby przerywać pracę (przegląd Inboxa) i delegować ją lub uzgadniać natychmiast
4. Nie każdą sprawę można lub należy od razu uzgodnić

W takich sytuacjach pomaga mi lista spraw do uzgodnienia oznaczona @Agenda. Wpisuję tam wszelkie uzgodnienia, które:

• chcę przeprowadzić z daną osobą osobiście face2face
• chcę przeprowadzić w odpowiednim momencie, gdy będzie tak zwany "właściwy klimat"
• nie są na tyle istotne, aby zakłócać przepływ spraw "najważniejszych"

Jakoś tak dziwnie się dzieje, że wpisanie tych uzgodnień na listę zwiększa prawdopodobieństwo przypomnienia sobie o tej sprawie we właściwej okazji. Jeśli mam wystarczająco dużo czasu przeglądam taką listę w trakcie lub po spotkaniu - pomaga w tym rozpoczynanie wpisów imieniem i nazwiskiem osoby, której dotyczy uzgodnienie.

Poranna lista kontrolna, najważniejsze czynności dnia

Każdego dnia rano staję przed kwestią prawie hamletowską: "planować czy nie planować". A jeśli planować to co i jak? Pomaga mi w tym poranna rutynowa procedura "otwarcia dnia". Po za typowymi dla każdego czynnościami takimi jak poranna toaleta, modlitwa czy śniadanie na swoje liście kontrolnej porannych czynności mam:

1. Uproszczony przegląd "Inboxa" - poczty elektronicznej i szuflady z notatkami - zdarzają się ważne emaile, które ktoś napisze późno w nocy lub wcześnie rano lub notatki sporządzone po wieczornym porządkowaniu Inboxa - warto je szybko przejrzeć nad ranem, gdyż mogą zmienić plan dnia
2. Przegląd kalendarza codziennego Gmail i miesięcznego "rodzinnego" - to pozwala mi zorientować się ile mam czasu, uzupełnić rezerwacje czasu w kalendarzu na przykład na dojazdy i ewentualnie dokonać zmian w typowych czynnościach, na które mam czas zarezerwowany w tych kalendarzach
3. Przegląd czynności terminowych (z ustawionym deadlinem "Due") na najbliższe 7 dni - "Due next 7 days" - pozwala mi to kontrolować ryzyko pozostawiania działań do wykonania na ostatnią chwilę - czasem trzeba coś zrobić wcześniej, a nie "Just-in-time"
4. Sprawdzenie najważniejszego rezultatu tygodnia ("Weekly goal"), przegląd listy planowanych czynności i subrezultatów do osiągnięcia - dzięki temu mogę ocenić czy nie jestem spóźniony z realizacją prac i spokojnie zastanowić się co tym zrobić
5. Sprawdzenie koperty ze sprawami odłożonymi na dziś - znane z metodyki Getting Things Done narzędzie 43 folders

Działania, które chcę wykonać z rana (= plan dnia) - zanim pojawią się zakłócenia - oznaczam gwiazdką w aplikacji MyLifeOrganized - można użyć znacznika priorytetu w innych narzędziach. Zgodnie z radami Leo Babautta w Zen-to-Done unikam oznaczania więcej niż trzech gwiazdek - to praca mniej więcej na 3 godziny (9-12). Później bywa różnie, a nawet jeśli z rana coś pójdzie nie tak te trzy godziny są do wygospodarowania w ciągu dnia. Osobiście nazywam to najważniejszymi czynnościami dnia.

Przejście powyższej procedury zajmuje mi 30 minut i w zasadzie "ustawia" dzień. Nic więcej w temacie planowania na razie nie radzę robić - sytuacja "robocza" zmienia się zbyt szybko...

Okoliczności biurowe czyli grupowanie najbliższych działań w pracy zależnie od kontekstu

David Allen w swojej metodyce GTD zaleca grupowanie najbliższych działań na listach zależnych od okoliczności (kontekstu). W środowisku biurowym na pewno sprawdzą się następujące listy:

• w biurze (czyli na własnym stanowisku pracy)
• telefon (lista wszystkich telefonów do wykonania skądkolwiek)
• agendy (czyli wszelkie uzgodnienia dokonywane na spotkaniach formalnie organizowanych, prowadzonych ad hoc lub przy okazji n.p. lunchu)

W wersji angielskiej będzie to:

• @office
• @phone
• @agenda

Niestety w praktyce korzystania z GTD okazuje się, że listy rosną w nieskończoność. Osobiście stosuję dwa rozwiązania:

1. Odkładanie spraw na później (43 folders), na tak zwany Święty nigdy, czyli kiedyś/może (Someday/Maybe) lub po prostu wyrzucanie do kosza
2. Drugim sposobem jest podział dużej listy na mniejsze - ułatwia to porządkowanie i przeglądanie. Dla listy w biurze (@office) zastosowałem podział na:
• na komputerze (@pconly) - obejmuje działania, które mogę wykonać poza biurem jeśli mam notebooka przy sobie
• w sieci (@wwwonly) - obejmuje działania, do których wystarczy jakakolwiek przeglądarki

Co zyskałem za pomocą tego dziwacznego sposobu organizacji?

• cotygodniowy przegląd i porządkowanie list jest sprawniejsze
• zdarzają się sytuacje, gdzie mam okazję (i ochotę) popracować na komputerze lub przy sieci i wtedy w/w listy są jak znalazł

Kontrolę długości list przeprowadzam w trakcie cotygodniowego przeglądu stosując zasadę 20/50 - lista dłuższa niż 50 jest niepraktyczna w użyciu - należy ją podzielić lub skrócić do 20. W praktyce sprowadza się to do znalezienia jednej lub kilku najdłuższych list (powyżej 20) i skróceniu ich poniżej 20 pozycji.

Najbliższe działania, czyli od czego zacząć

Witam,

eksperymentując z metodyką GTD organizacji własnej pracy często spotykam się z problemem nazwania działania jakie mam podjąć w związku z daną sprawą. Poniżej przepisałem z własnego MyLifeOrganized kilka przykładów dla ułatwienia innych korzystających z GTD:

• przejrzeć (zwykle jakiś dokument)
• sprawdzić (na przykład w Internecie, we własnych notatkach)
• wyszukać (j.w.)
• uruchomić (program, konto na stronie www)
• obliczyć, skalkulować (koszt)
• napisać (dokument, draft, wersję roboczą)
• zainstalować (oprogramowanie)
• dowiedzieć się (zwykle przez telefon)
• spytać, ustalić, uzgodnić kwestię (j.w.)
• uzyskać, umówić, zarezerwować termin (j.w.)
• przetestować (oprogramowanie, funkcję)

Niestety język polski jest bardziej opisowy niż angielski, więc trzeba się więcej napracować przy pisaniu. Czasem warto coś skrócić pisząc po angielsku z wykorzystaniem cyfrowych skrótów:

• rev (...iew)
• check
• search4
• run
• calc (...ulate)
• write
• install
• ask
• ?
• ?
• test