Kontroluj zakłócenia - poczta elektroniczna

Jednym ze źródeł zakłóceń we współczesnej pracy jest poczta elektroniczna. Szczególnie niebezpieczne są ustawienia mające usprawnić reakcję na nową pocztę elektroniczną. Ma to sens, gdy dziennie otrzymujemy 1-10 wiadomości e-mail. Wtedy takie powiadomienie jest miłą przerwą w rutynie pracy. Jeśli tych wiadomości jest więcej praca staje się coraz bardziej uciążliwa i trudno skoncentrować się na wykonywaniu zadań wymagających koncentracji i dłuższego wysiłku. Oprócz trenowania nawyku "niereagowania na e-maile" można prosto skonfigurować pocztę, tak aby nie utrudniała nam pracy.

• Pierwszy krok to usunięcie "dymków" czyli wyłączenie alertów na pulpicie w programie Outlook 2007 (szczegóły w pomocy), w kliencie Thunderbird 3.1.6 korzystamy z Opcji ogólnych i odznaczamy Po odebraniu nowej wiadomości wyświetlaj informację.
• Jeśli to nie pomaga warto skonfigurować dłuższe czasy pomiędzy połączeniami klient poczty - serwer poczty. W przypadku Outlook 2007 korzystamy z Narzędzia -> Opcje -> Ustawienia poczty -> Wyślij/Odbierz... -> Zaplanuj automatyczne wysyłanie/odbieranie co .... W przypadku Thunderbird 3.1.6 należy skorzystać z Konfiguracji kont -> Konfiguracja serwera -> Sprawdzaj, czy nadeszły nowe wiadomości co.
• W sytuacjach wymagających szczególnej koncentracji przez dłuższy czas lub, gdy nie chcemy czytać wieczór nowej służbowej poczty w domu na służbowym notebooku można posłużyć się opcją Tryb offline dostępną w obu programach w Głównym Menu Plik. W przypadku ustawienia Trybu offline warto wpisać w kalendarzu przypomnienie o powrocie z tej opcji, jak tylko będziemy gotowi na przyjmowanie zakłóceń. Tryb ten dodatkowo chroni nas przed rozwiązaniem Direct Push serwera Microsoft Exchange, a więc wpychaniem nowych wiadomości, kiedy otrzyma je serwer poczty elektronicznej.
  

Na koniec nasuwa się pytanie - jak często odbierać pocztę, aby nie zakłócać sobie pracy i jednocześnie być "na bieżąco"? Każdy musi dostosować swoje czasu do swoich potrzeb, charakteru pracy i oczekiwań współpracowników, niemniej jednak proponuję wziąć pod uwagę moje obserwacje dotyczące efektywności pracy:

• średnio 25 minut zabiera nam wykonanie czynności, z której mogą wyniknąć namacalne rezultaty,
• zwykle po około 1h można zakończyć pracę nad jednym zagadnieniem z możliwością zapisania rezultatów w postaci elektronicznej lub papierowe i satysfakcją, że uczyniliśmy konkretne postępy,

Biorąc pod uwagę fakt, że nie zawsze będziemy reagować natychmiast na nową pocztą, jak też to, że działania mają różną długość w czasie proponuję ustawić odświeżanie poczty od 20 minut w pracy wymagającej szybkich reakcji nawet do 40 minut na stanowiskach nie wymagających niezwłocznej reakcji na pocztę przychodzącą.

GTD i Nokia

Ostatnio znalazłem chwilę czasu, aby sprawdzić jakich narzędzi użyć do systemu Getting Things Done Davida Allena (GTD) na telefonach Nokia jeśli podstawową aplikacją do GTD jest Microsoft Outlook. W szczególności zainteresowała mnie seria Smartphone'ów z systemem Symbian S60 (n.p. Nokia E71, E62) - wielu z moich kolegów, klientów i uczestników szkoleń korzysta właśnie z takich telefonów.

Celem korzystania z GTD na mobilnym urządzeniu może być

1. wykorzystywanie dokładnie rozplanowanego na komputerze kalendarza,
2. wykorzystywanie listy czynności do działania w różnych sytuacjach poza biurem (dom, załatwienia na mieście itp.),
3. wykorzystywanie informacji pomocniczych zapisanych w notatkach,
   
4. wykonywanie przeglądu inboxa i uzupełnianie informacji w kalendarzu i na listach czynności.

W pierwszym przypadku nie trzeba korzystać ze specjalnej aplikacji do GTD. Standardowy kalendarz Nokii wystarcza, a synchronizacja działa przez dostarczany przez Nokię, Nokia PC Suite.

W drugim przypadku sytuacja się komplikuje - lista zadaniowa w telefonie jest synchronizowana z Outlookiem, ale nie są przekazywane kategorie, a więc nie możemy łatwo przeglądać zadań tylko "w biurze", "telefony", "w domu", a więc z podziałem na konteksty. W przypadku intensywnego korzystania z GTD, gdy mamy około 100 czynności na listach jest to istotne utrudnienie.

W trzecim przypadku jest podobnie jak w drugim - jeśli nie mamy zbyt dużo notatek (do około 50) nie odczuwa się braku kategorii.

W czwartym przypadku bardziej zależy to od ergonomii samego telefonu komórkowego i umiejętności korzystania z klawiatury, słownika. W mojej praktyce GTD rzadko korzystam z takiej funkcjonalności - po prostu poza biurem zwykle nie mam wolnych okien, które mogę poświęcić na opróżnianie Inboxa. Z drugiej strony nie jest dla mnie problemem przetrzymanie spraw w Inboxie, aż będę w biurze...

Wracając do przypadku #3 - jak uzyskać listy kontekstowe w Symbian S60?

Ustaliłem, że istnieje jedno jedyne (!) rozwiązanie pozwalające uzyskać listy kontekstowe w Symbian S60. Jest to aplikacja Aqua Calendar wraz z towarzyszącym oprogramowaniem do synchronizacji w Outlook (Aqua Sync). Jak to działa?

• Na telefonie ma być zainstalowana aplikację Aqua Calendar,
• Na komputerze i na komórce ma być zainstalowana aplikację Aqua Sync,
• W przypadku wykonywania operacji na zadaniach w Outlook Aqua Sync dodaje do tematu nazwę kontekstu w nawiasach kwadratowych - [@office],
• Na telefonie komórkowym aplikacja Aqua Sync przyporządkowuje zadanie do odpowiedniej kategorii na podstawie tematu zadania (musi być nazwa kontekstu),
• Przypuszczam, że działa to w drugą stronę analogicznie.

Dokładny opis instalacji znajduje się na w jednym z postów dyskusji na forum firmy Davida Allena. Na wszelki wypadek zarchiwizowałem tą dyskusję.

Testy przeprowadzałem na modelu Nokia E50, a więc dość archaicznym. Mimo to mam kilka uwag dla potencjalnych użytkowników:

• aplikacja Aqua Calendar jest dość stara (wersja 3.2 - 2004, 4.0 -2006, 5.4 - 2007) i nie każda wersja działa z każdym modelem telefonu,
• firma PocketTorch, która wyprodukowała aplikację już nie istnieje,
• są nowsze alternatywy, jednak wciąż bez wsparcia dla kategorii:

• SBSH Calendar (rekomendowany na forach Nokii)
• Handy Calendar i inne.

Dodatki:

• archiwalna strona oprogramowania Aqua Calendar producenta PocketTorch (uwaga plik *.mht dla Internet Explorer),
• archiwalna strona oprogramowania Aqua Sync producenta PocketTorch (uwaga plik *.mht dla Internet Explorer),
• archiwalna strona z forum Nokii o SBSH Calendar i Aqua Calendar.

Podsumowują korzystanie z GTD w konfiguracji Outlook + smartfon Nokii z serii Symbian S60 jest wykonalne, choć może być uciążliwe w konfigurowaniu i używaniu. Osobiście preferuję Windows Mobile (używam na Palm Treo 750v) i jestem zadowolony. Choć przyznaję, że Palmowi do wygodnego telefonu trochę brakuje - na szczęście nie korzystam z telefonu na tle, aby to było uciążliwe.

Produktywność pracy umysłowej

Na początku XX wieku F.W.Taylor poddał pracę fizyczną analizie zadań i opisał ją jako szereg prostych do wyuczenia czynności. W efekcie tego oraz zastosowania wielu urządzeń wspomagających pracę fizyczną w ciągu ostatnich 100 lat produktywność pracy fizycznej zwiększyła się 50-krotnie.

Oznacza to, że w 2000 roku robotnik wykonywał w ciągu 9 minut i 36 sekund pracę, która robotnikowi z 1900 roku zajęłaby 8h.

Źródłem jest artykuł dr Jana Fazlagicia.

Odnosząc to do pracy umysłowej można przypuszczać, że właściwe zbadanie i opisanie sposobów, w jaki wykonywana jest praca umysłowa oraz zastosowanie narzędzi wspomagających tę pracę spowoduje analogiczny wzrost produktywności. Przyjmując tempo wzrostu produktywności pracy fizycznej po roku doskonalenia pracy umysłowej pracowalibyśmy 18 minut krócej - różnica praktycznie niezauważalna.

Trzeba jedna pamiętać, że tempo rozwoju zwiększa się z każdą kolejną falą technologiczną. Spodziewałbym się raczej, że zwiększenie produktywności pracy umysłowej o 5000% nastąpi nie w ciągu 100 lat, ale w ciągu 25 lat, a może nawet 10 lat.

Scenariusz optymistyczny - w ciągu 10 lat produktywność pracy umysłowej zwiększa się o 5000% co oznacza, że po roku doskonalenia technik pracy umysłowej możemy dzisiejszą pracę na 8h wykonywać w ciągu 5h 41 minut (pracujemy krócej o 2h 35 minut dziennie). W scenariuszu pesymistycznym będzie to po roku 1h zaoszczędzonego czasu.

Jest to odpowiedź na pytanie, które zadał mi jeden z uczestników szkolenia - co mam zrobić, jeśli nie z mojej winy dostaję projekt "na zapalenie płuc" i muszę pracować 12h dziennie, aby dotrzymać terminów. Odpowiedź jest następująca - jeśli w przerwach na takie projekty będzie się doskonalić produktywność po roku taki projekt "zawalony" będzie oznaczał jedynie 8h i 7 minut w pracy.

Pozostaje jedno pytanie - jak to zrobić?

A może GTD?

Getting Things Dona a psychologia

Ostatnio intensywnie pracuję nad zastosowaniem w IT systemu Getting Things Done Davida Allena zarówno w celach osobistych (organizacja własnych działań) i zawodowych (szkolenia). Natrafiłem na ciekawe zagadnienie: czy system GTD bardziej się nadaje dla określonych typów charakteru?
David Allen na portalu GTD Times podzielił się konkluzją, że typ osobowości nie ma znaczenia przy wykorzystaniu GTD. Z kolei Don Khouri twierdzi, że określone typy osobowości według klasyfikacji Myers-Briggs w specyficzny dla siebie sposób wykorzystują GTD.

Jakkolwiek system GTD jest zorientowany na zwiększanie produktywności, to jednak efektywność będzie dla osób z różną osobowością co innego oznaczała. Osoby zorientowane na kontakty z ludźmi (ekstrawertycy, feelers, intuitors) będą intensywniej wykorzystywać elementy poprawiające produktywność kontaktów i relacji międzyludzkich (Agendy, Listy kontaktów, Konteksty). Z kolei osoby zorientowane na samodzielną pracę będą intensywnie wykorzystywać Listy czynności, Listy projektów, Przegląd Tygodniowy.

Wydaje mi się, że część systemu przydatna przy pracy z ludźmi mogła by być bardziej rozbudowana. Przykładowym pomysłem jest grupowanie listy kontaktów według zagadnień z jakimi zwykle mamy do czynienia. Osobiście prowadzę działalność gospodarczą, rozwijam własne kompetencje, poświęcam czas dla rodziny (żona i troje dzieci) i aktualnie testuję grupowanie własnej listy kontaktów według list:

• samozatrudnieni - osoby podobnie jak ja prowadzący samodzielnie DG,
• klienci - osoby, które zlecały mi prace,
• IT - osoby z branży IT,
• lekarze - wiadomo gdzie dzwonić jak jest jakiś problem zdrowotny z dziećmi...
  

Co ważne jedna osoba może należeć do kilku grup (taką funkcjonalność zapewnia Nokia, a w starym Palmie m515 nie da się tego zrobić - są tylko rozłączne kategorie kontaktów).

Zastosowania Lean

Ostatnio przeglądałem gazetkę, którą podrzuciła mi żona - rzecz była o usprawnianiu "zarządzania praktyką" i o "przepływie pacjentów". Moje skojarzenie ze "szczupłym myśleniem" - okazało się trafne. Również w medycynie szuka się rozwiązań analogicznych do szczupłej produkcji bynajmniej nie wzorując się na gigancie motoryzacyjnym - nie znalazłem ani jednego odniesienia do Lean i Toyoty mimo, że podejście pasowało do tych metod.

Przy okazji - kiedyś zastanawiałem się nad analogiami między usługami i produkcją. Była to odpowiedź na problem zarysowany przez jednego z bloggerów - jak "tłumaczyć" Lean z produkcji do usług. Konkluzja była jedna - należy znaleźć wartość i resztę wymyślać od nowa jedynie inspirując się ideami Toyoty.

A zatem IT:

• przepływ produktu (samochodu) zastąpmy przepływem idei (dokumentu) czy też zbioru informacji, wszak IT to przetwarzanie informacji,
• wartością dla klienta będzie użyteczna informacja, którą można określić jako wiedzę - jeśli informacje zaciemniają dokument to są stratą, marnotrawstem - muda

Bardzo podobną sytuację mamy w Administracji publicznej (Urzędach), gdzie mamy do czynienia z petentami, a właściwie ich "sprawami". W tym świetle można zdefiniować:

• przepływ produktu to postęp "sprawy administracyjnej",
• wartością dla klienta jest czynność administracyjna, która posuwa rozwiązywanie sprawy do przodu.

Zarówno w przypadku IT, jak i administracji (oraz wszelkich prac biurowych) można pokusić się o definicję przezbrojenia:

• przezbrojenie oznacza zmianę typu wykonywanych czynności, przykładowo urzędnik teraz załatwia sprawy podatku VAT, a za chwilę sprawy podatku PIT, podobnie informatyk rozwiązuje incydenty, a potem diagnozuje problemy
• szczupłość organizacji można zatem poznać po tym czy pracownicy potrafią się "przezbroić" i jak szybko to wykonują...

Analogicznie w medycynie:

• przepływ produktu zastąpimy przepływem pacjenta,
• wartością dla klienta będą działania diagnostyczno-terapeutyczne
• w tym świetle wykonywanie badań na wyrost lub terapie "na wszelki wypadek" są stratą - marnotrawstwem - muda