Jednym ze źródeł zakłóceń we współczesnej pracy jest poczta elektroniczna. Szczególnie niebezpieczne są ustawienia mające usprawnić reakcję na nową pocztę elektroniczną. Ma to sens, gdy dziennie otrzymujemy 1-10 wiadomości e-mail. Wtedy takie powiadomienie jest miłą przerwą w rutynie pracy. Jeśli tych wiadomości jest więcej praca staje się coraz bardziej uciążliwa i trudno skoncentrować się na wykonywaniu zadań wymagających koncentracji i dłuższego wysiłku. Oprócz trenowania nawyku "niereagowania na e-maile" można prosto skonfigurować pocztę, tak aby nie utrudniała nam pracy.
- Pierwszy krok to usunięcie "dymków" czyli wyłączenie alertów na pulpicie w programie Outlook 2007 (szczegóły w pomocy), w kliencie Thunderbird 3.1.6 korzystamy z Opcji ogólnych i odznaczamy Po odebraniu nowej wiadomości wyświetlaj informację.
- Jeśli to nie pomaga warto skonfigurować dłuższe czasy pomiędzy połączeniami klient poczty - serwer poczty. W przypadku Outlook 2007 korzystamy z Narzędzia -> Opcje -> Ustawienia poczty -> Wyślij/Odbierz... -> Zaplanuj automatyczne wysyłanie/odbieranie co .... W przypadku Thunderbird 3.1.6 należy skorzystać z Konfiguracji kont -> Konfiguracja serwera -> Sprawdzaj, czy nadeszły nowe wiadomości co.
- W sytuacjach wymagających szczególnej koncentracji przez dłuższy czas lub, gdy nie chcemy czytać wieczór nowej służbowej poczty w domu na służbowym notebooku można posłużyć się opcją Tryb offline dostępną w obu programach w Głównym Menu Plik. W przypadku ustawienia Trybu offline warto wpisać w kalendarzu przypomnienie o powrocie z tej opcji, jak tylko będziemy gotowi na przyjmowanie zakłóceń. Tryb ten dodatkowo chroni nas przed rozwiązaniem Direct Push serwera Microsoft Exchange, a więc wpychaniem nowych wiadomości, kiedy otrzyma je serwer poczty elektronicznej.
Na koniec nasuwa się pytanie -
jak często odbierać pocztę, aby nie zakłócać sobie pracy i jednocześnie być "na bieżąco"? Każdy musi dostosować swoje czasu do swoich potrzeb, charakteru pracy i oczekiwań współpracowników, niemniej jednak proponuję wziąć pod uwagę moje obserwacje dotyczące efektywności pracy:
- średnio 25 minut zabiera nam wykonanie czynności, z której mogą wyniknąć namacalne rezultaty,
- zwykle po około 1h można zakończyć pracę nad jednym zagadnieniem z możliwością zapisania rezultatów w postaci elektronicznej lub papierowe i satysfakcją, że uczyniliśmy konkretne postępy,
Biorąc pod uwagę fakt, że nie zawsze będziemy reagować natychmiast na nową pocztą, jak też to, że działania mają różną długość w czasie proponuję ustawić odświeżanie poczty
od 20 minut w pracy wymagającej szybkich reakcji nawet
do 40 minut na stanowiskach nie wymagających niezwłocznej reakcji na pocztę przychodzącą.
