Przegląd inboxa - jak często?

Nie ma dobrej odpowiedzi na to pytanie:

1. po pierwsze nie rzadziej niż raz dziennie
2. po drugie w przypadku poczty elektronicznej wypada to robić przynajmniej dwa razy dziennie
3. po trzecie na pewno należy to zrobić, gdy nie wiemy co dalej robić
4. po czwarte warto wykonać przegląd inboxa przed wyjściem z pracy lub położeniem się spać
5. po piąte 

Wszystko inne zależy od indywidualnej sytuacji i charakteru pracy.

Osobiście w większości przypadków przeglądam inbox rano (pobieżnie) i wieczorem (kiedy chcę się oderwać od pracy zawodowej), czasem w ciągu dnia też mi się zdarzy.

Optymalny pulpit Outlooka

Cotygodniowe porządki - przegląd tygodnia

Niezależnie od tego, jak dobrymi jesteśmy organizatorami nasze narzędzia i nawyki się starzeją. Bez okresowej rewitalizacji staną się uciążliwe i niepotrzebne - usuniemy je przy najbliższej nadarzającej się okazji. Dlaczego raz w tygodniu poświęcam więcej niż zwykłą godzinę na przegląd mojej skrzynki spraw przychodzących:

1. dokonuję gruntownego przeglądu wszystkich miejsce, gdzie mogły się zagubić notatki, a znalezione traktuję procedurą przeglądu inboxa,
2. są sprawy, które świadomie w ciągu przetrzymałem w stanie "zanalizowane, nieuporządkowane, decyzja@weekly review" - raz w tygodniu na spokojnie mogę podjąć optymalną decyzję, którą z tych spraw wyrzucić, którą zarchiwizować, a którą wpisać na listę najbliższych działań - oszczędza to czas w ciągu tygodnia i chroni listy przed nadmiernym rozrastaniem,
3. przegląd kalendarza jest konieczny, aby zaplanować zagubione terminy lub zmienić już zaplanowane jeśli taka jest potrzeba,
4. przegląd list najbliższych działań - listy i inne narzędzia organizacyjne mają tendencję do rośnięcia - jeśli lista zawiera między 20 a 50 pozycji przy okazji cotygodniowych porządków staram się ją skrócić lub podzielić na mniejsze, ponadto niewątpliwą przyjemnością cotygodniowego przeglądu jest oznaczanie czynności już wykonanych, nieaktualnych lub takich które ktoś przypadkiem za nas już wykonał,
5. przegląd projektów pozwala mi wznowić zawieszone projekty, zaplanować dla nich najbliższe działania i wyznaczyć najważniejszy projekt tygodnia (Weekly Goal), szczególną uwagę poświęcam projektom, które mają deadline w przeciągu najbliższych 30 dni (Due next 30 days) - być może jeden z nich należy określić mianem najważniejszego projektu tygodnia, jeśli nie wyznaczam go zgodnie z projektami wpisanymi na listę miesięcznych celów (Monthly Goal),
6. porządkuję również biurko - staram się wyrzucać więcej niepotrzebnych/nieużywanych rzeczy niż zaplanowanych uzupełnienia, wyrzucam makulaturę, notatki do spalenia (zniszczenia) i opróżniam kosz.

Oczywiście wszystko za pomocą listy kontrolnej "Przegląd tygodnia".

Co teraz robić? - optymalny wybór dalszych działań

Czasami zdarza mi się sytuacja, w której w głowie panuje chaos i trudno podjąć optymalną decyzję co dalej należy robić.

W pierwszej kolejności oczyszczam umysł spisując wszystkie pomysły i wrzucając do Inboxa. Następnie patrzę w kalendarz, na zegarek i adekwatnie do sytuacji wybieram:

• porządkowanie Inboxa - szczególnie wtedy, gdy dawno tego nie robiłem i czuję, że sprawy tam zalegające mogą zmienić nasze dalsze postępowanie,
• wykonuję czynności ad hoc - może to być propozycja nieplanowanego spotkania czy wyjście na obiad,
• wybieram do wykonania jedno z działań oznaczonych jako najważniejsze działanie dnia lub sięgam do list najbliższych działań

Niestety nie znam dobrego algorytmu wyboru - pozostaje intuicja, której niestety uczę się na błędach. Na szczęście jeśli takie sytuacje zdarzają się często - uczę się szybko, a jeśli rzadko - błędy bardzo nie bolą.

Pomocne mogą być dodatkowe kryteria wyboru w niżej podanej kolejności:

1. ile mam czasu do dyspozycji?
2. w jakiej sytuacji się znajduję? (w biurze, czekam na coś..., dysponuję wyłącznie telefonem)
3. jaką mam energię umysłową? (na jakie działania mnie stać?)
4. które czynności (projekty) oznaczyłem jako najważniejsze (priorytetowe)?

Nieprzypadkowo priorytety są na końcu - mają one znaczenie przede wszystkim rano, gdy wydaje się, że czasu mam dość, mogę dowolnie wybrać kontekst i mam dość energii, aby wykonać dowolną czynność.

Lista kontrolna "wyjście z pracy"

Jeśli chcemy realnie oddzielić zaangażowanie w pracę od zaangażowania w sprawy prywatne należy codziennie dokonywać mentalnego (a nie tylko fizycznego) "wyjścia z pracy". Służy mi do tego nawyk codziennego przeglądania listy kontrolnej "zakończenie spraw zawodowych" i wykonywania następujących działań:

• przeglądam skrzynkę spraw przychodzących (poczta elektroniczna, szuflada na biurku z notatkami) i staram się ją uporządkować w całości
• w szczególności zaglądam do folderu poczty elektronicznej waiting4, gdzie leżą emaile, na które spodziewam się otrzymać odpowiedź
• etykietuję notatki wykonane za pomocą Evernote (n.p. strony do przejrzenia/przeczytania)
• sprawdzam przypomnienia Outlooka/smarfona
• przeglądam listę SMS-ów i rozmów telefonicznych - a nuż coś komuś obiecałem!
• porządkuję biurko i wirtualny pulpit mojego komputera - niektóre pliki mogą wymagać jakiegoś działania
• wyłączam wszystkie aplikacje - może jakaś praca została przerwana i można ją zakończyć
• wykonuję hurtem działania 2 minutowe, reszta ląduje na listach najbliższych działań
• wykonuję szybki backup danych z całego dnia i do domu!

Uwaga: nie obejdzie się bez ustawienia przypomnienia w kalendarzu przynajmniej 1,5h przed pożądanym terminem "wyjścia z pracy" - przegląd Inboxa może zająć do godziny czasu, a warto mieć czas na nieprzewidziane sytuacje.

Sytuacja "czekam na..." - jak wykorzystać czas?

Okoliczność "czekam na..." jest podobna do sytuacji "okna czasowego" z tą różnicą, że nie można do końca przewidzieć czasu oczekiwania - można czekać 15 minut lub nawet godzinę. Lepiej wtedy wykonywać czynności, które mogą zostać szybko przerwane bez stresu:

• przegląd Inboxa - jeśli mamy przy sobie dostęp do poczty lub notatki warto je uporządkować zgodnie z zasadami GTD
• krótkie telefony i emaile - jeśli mamy pewność, że nie rozmawiamy z gadułą - można wykorzystać na czas oczekiwania na rozmowę telefoniczną.

Jednak wprost idealnym sposobem wykorzystania czasu oczekiwania jest czytanie jakiejś pozycji z wcześniej przygotowanej listy do przeczytania/przejrzenia (@read/review).

Nierealne dla mnie jest jednak noszenie ze sobą teczki ze stronami wyrywanymi z gazet - dużo lepiej sprawdza mi się skanowanie, robienie zdjęć (lub wycinanie bezpośrednio z www) i ostatecznie archiwizowanie w Evernote. Gdy czekam na coś dłużej niż 2 minuty sprawdzam taką listę w moim smartfonie i wybieram jeden z wpisów do przeczytania.

Nie zawsze mam ochotę męczyć wzrok, wiec niedawno przygotowałem inne rozwiązanie do wykorzystania w takiej sytuacji: audiobook na smarfton z serwisu Amazona.

Szczególną sytuacją, w której przydaje się lista do przeczytania / przejrzenia jest podróż - pociągiem, samolotem lub tramwajem. Nie polecam czytania w samochodzie - tutaj lepiej wykorzystać audiobooki.

Na koniec najważniejsze - staram się zawsze robić notatki (najlepiej w tekście, wycinając wartościowe fragmenty lub zaznaczając bookmarki w audiobooki). To zabezpiecza nas przed koniecznością przerwania czytania, gdy czas oczekiwania dobiegł końca. Jeśli nie notuję - umysł angażuje się bardziej w analizowany tekst i dużo trudniej oderwać się od niego i przejść do innego działania.

Okna czasowe - wykorzystanie

Od czasu do czasu zdarza mi się okno czasowe. To sytuacja, gdy mam umówione dwa spotkania, a pomiędzy nimi pojawia się luka w kalendarzu "do wykorzystania". Jeśli wiem wcześniej o takiej luce mogę próbować coś zaplanować w ramach najważniejszych , ale dużo efektywniejszym sposobem działania są tak zwane listy najbliższych działań zgrupowanych wg okoliczności (kontekstów).

W celu efektywnego wykorzystania takiego okna czasowego staram się przed przeglądem listy ocenić na podstawie kalendarza - ile dokładnie mam czasu. Znaczy to, że uwzględniam na przykład czasy dojścia lub dojazdu na miejsce.

Ponadto wybieram taką czynność, która zajmie mi nie więcej niż 2/3 wolnego czasu. Jest to niezbędny bufor czasowy na nieprzewidziane sytuacje. Bardzo niekomfortowe psychicznie jest nieskończenie rozpoczętej czynności przed kolejnym terminem w kalendarzu!

Na przykład

• mając pół godziny czasu dzwonię do kogoś - rozmowa telefoniczna nie zajmuje więcej niż 15 minut
• mając godzinę czasu wykonuję jakąś przewidywalną czynność przy komputerze lub przeglądam jakiś dokument/pojedynczą stronę www
• mając więcej niż godzinę czasu mogę zabrać się za jakiś trudniejszy problem biurowy - uruchomić coś, skonfigurować, wyszukać informacje, uporządkować je w Mindmapie i przygotować wynikowy dokument lub email itp.