Przegląd inboxa - jak często?

Nie ma dobrej odpowiedzi na to pytanie:

1. po pierwsze nie rzadziej niż raz dziennie
2. po drugie w przypadku poczty elektronicznej wypada to robić przynajmniej dwa razy dziennie
3. po trzecie na pewno należy to zrobić, gdy nie wiemy co dalej robić
4. po czwarte warto wykonać przegląd inboxa przed wyjściem z pracy lub położeniem się spać
5. po piąte 

Wszystko inne zależy od indywidualnej sytuacji i charakteru pracy.

Osobiście w większości przypadków przeglądam inbox rano (pobieżnie) i wieczorem (kiedy chcę się oderwać od pracy zawodowej), czasem w ciągu dnia też mi się zdarzy.

Optymalny pulpit Outlooka

Cotygodniowe porządki - przegląd tygodnia

Niezależnie od tego, jak dobrymi jesteśmy organizatorami nasze narzędzia i nawyki się starzeją. Bez okresowej rewitalizacji staną się uciążliwe i niepotrzebne - usuniemy je przy najbliższej nadarzającej się okazji. Dlaczego raz w tygodniu poświęcam więcej niż zwykłą godzinę na przegląd mojej skrzynki spraw przychodzących:

1. dokonuję gruntownego przeglądu wszystkich miejsce, gdzie mogły się zagubić notatki, a znalezione traktuję procedurą przeglądu inboxa,
2. są sprawy, które świadomie w ciągu przetrzymałem w stanie "zanalizowane, nieuporządkowane, decyzja@weekly review" - raz w tygodniu na spokojnie mogę podjąć optymalną decyzję, którą z tych spraw wyrzucić, którą zarchiwizować, a którą wpisać na listę najbliższych działań - oszczędza to czas w ciągu tygodnia i chroni listy przed nadmiernym rozrastaniem,
3. przegląd kalendarza jest konieczny, aby zaplanować zagubione terminy lub zmienić już zaplanowane jeśli taka jest potrzeba,
4. przegląd list najbliższych działań - listy i inne narzędzia organizacyjne mają tendencję do rośnięcia - jeśli lista zawiera między 20 a 50 pozycji przy okazji cotygodniowych porządków staram się ją skrócić lub podzielić na mniejsze, ponadto niewątpliwą przyjemnością cotygodniowego przeglądu jest oznaczanie czynności już wykonanych, nieaktualnych lub takich które ktoś przypadkiem za nas już wykonał,
5. przegląd projektów pozwala mi wznowić zawieszone projekty, zaplanować dla nich najbliższe działania i wyznaczyć najważniejszy projekt tygodnia (Weekly Goal), szczególną uwagę poświęcam projektom, które mają deadline w przeciągu najbliższych 30 dni (Due next 30 days) - być może jeden z nich należy określić mianem najważniejszego projektu tygodnia, jeśli nie wyznaczam go zgodnie z projektami wpisanymi na listę miesięcznych celów (Monthly Goal),
6. porządkuję również biurko - staram się wyrzucać więcej niepotrzebnych/nieużywanych rzeczy niż zaplanowanych uzupełnienia, wyrzucam makulaturę, notatki do spalenia (zniszczenia) i opróżniam kosz.

Oczywiście wszystko za pomocą listy kontrolnej "Przegląd tygodnia".

Co teraz robić? - optymalny wybór dalszych działań

Czasami zdarza mi się sytuacja, w której w głowie panuje chaos i trudno podjąć optymalną decyzję co dalej należy robić.

W pierwszej kolejności oczyszczam umysł spisując wszystkie pomysły i wrzucając do Inboxa. Następnie patrzę w kalendarz, na zegarek i adekwatnie do sytuacji wybieram:

• porządkowanie Inboxa - szczególnie wtedy, gdy dawno tego nie robiłem i czuję, że sprawy tam zalegające mogą zmienić nasze dalsze postępowanie,
• wykonuję czynności ad hoc - może to być propozycja nieplanowanego spotkania czy wyjście na obiad,
• wybieram do wykonania jedno z działań oznaczonych jako najważniejsze działanie dnia lub sięgam do list najbliższych działań

Niestety nie znam dobrego algorytmu wyboru - pozostaje intuicja, której niestety uczę się na błędach. Na szczęście jeśli takie sytuacje zdarzają się często - uczę się szybko, a jeśli rzadko - błędy bardzo nie bolą.

Pomocne mogą być dodatkowe kryteria wyboru w niżej podanej kolejności:

1. ile mam czasu do dyspozycji?
2. w jakiej sytuacji się znajduję? (w biurze, czekam na coś..., dysponuję wyłącznie telefonem)
3. jaką mam energię umysłową? (na jakie działania mnie stać?)
4. które czynności (projekty) oznaczyłem jako najważniejsze (priorytetowe)?

Nieprzypadkowo priorytety są na końcu - mają one znaczenie przede wszystkim rano, gdy wydaje się, że czasu mam dość, mogę dowolnie wybrać kontekst i mam dość energii, aby wykonać dowolną czynność.

Lista kontrolna "wyjście z pracy"

Jeśli chcemy realnie oddzielić zaangażowanie w pracę od zaangażowania w sprawy prywatne należy codziennie dokonywać mentalnego (a nie tylko fizycznego) "wyjścia z pracy". Służy mi do tego nawyk codziennego przeglądania listy kontrolnej "zakończenie spraw zawodowych" i wykonywania następujących działań:

• przeglądam skrzynkę spraw przychodzących (poczta elektroniczna, szuflada na biurku z notatkami) i staram się ją uporządkować w całości
• w szczególności zaglądam do folderu poczty elektronicznej waiting4, gdzie leżą emaile, na które spodziewam się otrzymać odpowiedź
• etykietuję notatki wykonane za pomocą Evernote (n.p. strony do przejrzenia/przeczytania)
• sprawdzam przypomnienia Outlooka/smarfona
• przeglądam listę SMS-ów i rozmów telefonicznych - a nuż coś komuś obiecałem!
• porządkuję biurko i wirtualny pulpit mojego komputera - niektóre pliki mogą wymagać jakiegoś działania
• wyłączam wszystkie aplikacje - może jakaś praca została przerwana i można ją zakończyć
• wykonuję hurtem działania 2 minutowe, reszta ląduje na listach najbliższych działań
• wykonuję szybki backup danych z całego dnia i do domu!

Uwaga: nie obejdzie się bez ustawienia przypomnienia w kalendarzu przynajmniej 1,5h przed pożądanym terminem "wyjścia z pracy" - przegląd Inboxa może zająć do godziny czasu, a warto mieć czas na nieprzewidziane sytuacje.

Sytuacja "czekam na..." - jak wykorzystać czas?

Okoliczność "czekam na..." jest podobna do sytuacji "okna czasowego" z tą różnicą, że nie można do końca przewidzieć czasu oczekiwania - można czekać 15 minut lub nawet godzinę. Lepiej wtedy wykonywać czynności, które mogą zostać szybko przerwane bez stresu:

• przegląd Inboxa - jeśli mamy przy sobie dostęp do poczty lub notatki warto je uporządkować zgodnie z zasadami GTD
• krótkie telefony i emaile - jeśli mamy pewność, że nie rozmawiamy z gadułą - można wykorzystać na czas oczekiwania na rozmowę telefoniczną.

Jednak wprost idealnym sposobem wykorzystania czasu oczekiwania jest czytanie jakiejś pozycji z wcześniej przygotowanej listy do przeczytania/przejrzenia (@read/review).

Nierealne dla mnie jest jednak noszenie ze sobą teczki ze stronami wyrywanymi z gazet - dużo lepiej sprawdza mi się skanowanie, robienie zdjęć (lub wycinanie bezpośrednio z www) i ostatecznie archiwizowanie w Evernote. Gdy czekam na coś dłużej niż 2 minuty sprawdzam taką listę w moim smartfonie i wybieram jeden z wpisów do przeczytania.

Nie zawsze mam ochotę męczyć wzrok, wiec niedawno przygotowałem inne rozwiązanie do wykorzystania w takiej sytuacji: audiobook na smarfton z serwisu Amazona.

Szczególną sytuacją, w której przydaje się lista do przeczytania / przejrzenia jest podróż - pociągiem, samolotem lub tramwajem. Nie polecam czytania w samochodzie - tutaj lepiej wykorzystać audiobooki.

Na koniec najważniejsze - staram się zawsze robić notatki (najlepiej w tekście, wycinając wartościowe fragmenty lub zaznaczając bookmarki w audiobooki). To zabezpiecza nas przed koniecznością przerwania czytania, gdy czas oczekiwania dobiegł końca. Jeśli nie notuję - umysł angażuje się bardziej w analizowany tekst i dużo trudniej oderwać się od niego i przejść do innego działania.

Okna czasowe - wykorzystanie

Od czasu do czasu zdarza mi się okno czasowe. To sytuacja, gdy mam umówione dwa spotkania, a pomiędzy nimi pojawia się luka w kalendarzu "do wykorzystania". Jeśli wiem wcześniej o takiej luce mogę próbować coś zaplanować w ramach najważniejszych , ale dużo efektywniejszym sposobem działania są tak zwane listy najbliższych działań zgrupowanych wg okoliczności (kontekstów).

W celu efektywnego wykorzystania takiego okna czasowego staram się przed przeglądem listy ocenić na podstawie kalendarza - ile dokładnie mam czasu. Znaczy to, że uwzględniam na przykład czasy dojścia lub dojazdu na miejsce.

Ponadto wybieram taką czynność, która zajmie mi nie więcej niż 2/3 wolnego czasu. Jest to niezbędny bufor czasowy na nieprzewidziane sytuacje. Bardzo niekomfortowe psychicznie jest nieskończenie rozpoczętej czynności przed kolejnym terminem w kalendarzu!

Na przykład

• mając pół godziny czasu dzwonię do kogoś - rozmowa telefoniczna nie zajmuje więcej niż 15 minut
• mając godzinę czasu wykonuję jakąś przewidywalną czynność przy komputerze lub przeglądam jakiś dokument/pojedynczą stronę www
• mając więcej niż godzinę czasu mogę zabrać się za jakiś trudniejszy problem biurowy - uruchomić coś, skonfigurować, wyszukać informacje, uporządkować je w Mindmapie i przygotować wynikowy dokument lub email itp.

Delegowanie i uzgodnienia spraw "przy okazji" spotkań

1. Nie każda sprawa wymaga natychmiastowego uzgodnienia face2face lub telefonicznie
2. Nie każdą sprawę efektywnie jest uzgadniać za pomocą emaila
3. Nie zawsze sprawa jest na tyle pilna, aby przerywać pracę (przegląd Inboxa) i delegować ją lub uzgadniać natychmiast
4. Nie każdą sprawę można lub należy od razu uzgodnić

W takich sytuacjach pomaga mi lista spraw do uzgodnienia oznaczona @Agenda. Wpisuję tam wszelkie uzgodnienia, które:

• chcę przeprowadzić z daną osobą osobiście face2face
• chcę przeprowadzić w odpowiednim momencie, gdy będzie tak zwany "właściwy klimat"
• nie są na tyle istotne, aby zakłócać przepływ spraw "najważniejszych"

Jakoś tak dziwnie się dzieje, że wpisanie tych uzgodnień na listę zwiększa prawdopodobieństwo przypomnienia sobie o tej sprawie we właściwej okazji. Jeśli mam wystarczająco dużo czasu przeglądam taką listę w trakcie lub po spotkaniu - pomaga w tym rozpoczynanie wpisów imieniem i nazwiskiem osoby, której dotyczy uzgodnienie.

Poranna lista kontrolna, najważniejsze czynności dnia

Każdego dnia rano staję przed kwestią prawie hamletowską: "planować czy nie planować". A jeśli planować to co i jak? Pomaga mi w tym poranna rutynowa procedura "otwarcia dnia". Po za typowymi dla każdego czynnościami takimi jak poranna toaleta, modlitwa czy śniadanie na swoje liście kontrolnej porannych czynności mam:

1. Uproszczony przegląd "Inboxa" - poczty elektronicznej i szuflady z notatkami - zdarzają się ważne emaile, które ktoś napisze późno w nocy lub wcześnie rano lub notatki sporządzone po wieczornym porządkowaniu Inboxa - warto je szybko przejrzeć nad ranem, gdyż mogą zmienić plan dnia
2. Przegląd kalendarza codziennego Gmail i miesięcznego "rodzinnego" - to pozwala mi zorientować się ile mam czasu, uzupełnić rezerwacje czasu w kalendarzu na przykład na dojazdy i ewentualnie dokonać zmian w typowych czynnościach, na które mam czas zarezerwowany w tych kalendarzach
3. Przegląd czynności terminowych (z ustawionym deadlinem "Due") na najbliższe 7 dni - "Due next 7 days" - pozwala mi to kontrolować ryzyko pozostawiania działań do wykonania na ostatnią chwilę - czasem trzeba coś zrobić wcześniej, a nie "Just-in-time"
4. Sprawdzenie najważniejszego rezultatu tygodnia ("Weekly goal"), przegląd listy planowanych czynności i subrezultatów do osiągnięcia - dzięki temu mogę ocenić czy nie jestem spóźniony z realizacją prac i spokojnie zastanowić się co tym zrobić
5. Sprawdzenie koperty ze sprawami odłożonymi na dziś - znane z metodyki Getting Things Done narzędzie 43 folders

Działania, które chcę wykonać z rana (= plan dnia) - zanim pojawią się zakłócenia - oznaczam gwiazdką w aplikacji MyLifeOrganized - można użyć znacznika priorytetu w innych narzędziach. Zgodnie z radami Leo Babautta w Zen-to-Done unikam oznaczania więcej niż trzech gwiazdek - to praca mniej więcej na 3 godziny (9-12). Później bywa różnie, a nawet jeśli z rana coś pójdzie nie tak te trzy godziny są do wygospodarowania w ciągu dnia. Osobiście nazywam to najważniejszymi czynnościami dnia.

Przejście powyższej procedury zajmuje mi 30 minut i w zasadzie "ustawia" dzień. Nic więcej w temacie planowania na razie nie radzę robić - sytuacja "robocza" zmienia się zbyt szybko...

Okoliczności biurowe czyli grupowanie najbliższych działań w pracy zależnie od kontekstu

David Allen w swojej metodyce GTD zaleca grupowanie najbliższych działań na listach zależnych od okoliczności (kontekstu). W środowisku biurowym na pewno sprawdzą się następujące listy:

• w biurze (czyli na własnym stanowisku pracy)
• telefon (lista wszystkich telefonów do wykonania skądkolwiek)
• agendy (czyli wszelkie uzgodnienia dokonywane na spotkaniach formalnie organizowanych, prowadzonych ad hoc lub przy okazji n.p. lunchu)

W wersji angielskiej będzie to:

• @office
• @phone
• @agenda

Niestety w praktyce korzystania z GTD okazuje się, że listy rosną w nieskończoność. Osobiście stosuję dwa rozwiązania:

1. Odkładanie spraw na później (43 folders), na tak zwany Święty nigdy, czyli kiedyś/może (Someday/Maybe) lub po prostu wyrzucanie do kosza
2. Drugim sposobem jest podział dużej listy na mniejsze - ułatwia to porządkowanie i przeglądanie. Dla listy w biurze (@office) zastosowałem podział na:
• na komputerze (@pconly) - obejmuje działania, które mogę wykonać poza biurem jeśli mam notebooka przy sobie
• w sieci (@wwwonly) - obejmuje działania, do których wystarczy jakakolwiek przeglądarki

Co zyskałem za pomocą tego dziwacznego sposobu organizacji?

• cotygodniowy przegląd i porządkowanie list jest sprawniejsze
• zdarzają się sytuacje, gdzie mam okazję (i ochotę) popracować na komputerze lub przy sieci i wtedy w/w listy są jak znalazł

Kontrolę długości list przeprowadzam w trakcie cotygodniowego przeglądu stosując zasadę 20/50 - lista dłuższa niż 50 jest niepraktyczna w użyciu - należy ją podzielić lub skrócić do 20. W praktyce sprowadza się to do znalezienia jednej lub kilku najdłuższych list (powyżej 20) i skróceniu ich poniżej 20 pozycji.

Najbliższe działania, czyli od czego zacząć

Witam,

eksperymentując z metodyką GTD organizacji własnej pracy często spotykam się z problemem nazwania działania jakie mam podjąć w związku z daną sprawą. Poniżej przepisałem z własnego MyLifeOrganized kilka przykładów dla ułatwienia innych korzystających z GTD:

• przejrzeć (zwykle jakiś dokument)
• sprawdzić (na przykład w Internecie, we własnych notatkach)
• wyszukać (j.w.)
• uruchomić (program, konto na stronie www)
• obliczyć, skalkulować (koszt)
• napisać (dokument, draft, wersję roboczą)
• zainstalować (oprogramowanie)
• dowiedzieć się (zwykle przez telefon)
• spytać, ustalić, uzgodnić kwestię (j.w.)
• uzyskać, umówić, zarezerwować termin (j.w.)
• przetestować (oprogramowanie, funkcję)

Niestety język polski jest bardziej opisowy niż angielski, więc trzeba się więcej napracować przy pisaniu. Czasem warto coś skrócić pisząc po angielsku z wykorzystaniem cyfrowych skrótów:

• rev (...iew)
• check
• search4
• run
• calc (...ulate)
• write
• install
• ask
• ?
• ?
• test

A może by tak "DevOps" Panie Bartoszu?

Problem pozornie prosty: jak doprowadzić do współpracy dwa skrajnie różne światy IT - operacje zarządzające usługami (ITSM) i rozwój zarządzający projektami (n.p. PMI)? Tak go przynajmniej naszkicował Bartosz Górczyński prezentujący wczoraj zagadnienie Potrzeby ITSM wobec PM. Słuchając wczorajszego wykładu doszedłem do wniosku, że to co w świecie małych organizacji jest trywialne, w rzeczywistości dużych korporacji nie musi być wcale takie oczywiste.

Jak to działa w rzeczywistości małej organizacji? (przykład z praktyki - 2007) Każdy projekt ma swojego kierownika i zespół projektowy. W skład zespołu projektowego wchodzi osoba z operacji (zwykle administrator), który konsultuje wszelkie pomysły zespołu projektowego i wspomaga realizację zadań w części operacyjnej. Na przykład organizuje środowisko rozwojowe tak, aby było identyczne z planowanym środowiskiem produkcyjnym. Mamy zatem ścisłą współpracę pomiędzy operacjami a rozwojem realizowaną przez "oficera łącznikowego" z operacji. Co ciekawe (sprawdzone!) "oficer łącznikowy" często tak utożsamia się z projektem, że "przepycha" pomysły rozwojowe w swoim pionie (operacyjnym) nawet na przekór swoim kolegom.

Dlaczego nie zastosować tego w dużych organizacjach? (Jeśli ktoś ma czas posłuchać całości podobnego seminarium z Poznania zapraszam na YouTube).

Jest nawet taka inicjatywa o nazwie DevOps, która wygląda dokładnie jak wyżej opisany przykład. Jest nawet "profesjonalna" nazwa naszego oficera łącznikowego pomiędzy operacjami i rozwojem: Release Coordinator.

A co Wy o tym sądzicie?

Big Data Matters

W ostatni piątek odbyło się seminarium Large Data Infrastructures for US Government  and Industry. Oprócz ciekawostek na temat realiów rynku informatycznego w USA jeden ze słuchaczy zadał pytanie: "When we should talsk about BigData?". Odpowiedź prowadzącego prezentację Lee Turnera była zaskakująco szczera: "I don't know!". Podpowiedź organizatora seminarium Pawła Płaszczaka z GridWiseTech była następująca: "BigData to dane, którymi na aktualny stan technologii nie da się zarządzać za pomocą trywialnych narzędzi." Niestety ta definicja mnie nie usatysfakcjonowała. Dlaczego? Ponieważ według niej zawsze mieliśmy i będziemy mieć do czynienia w informatyce z BigData, a jakość jednak aktualnie ten termin się pojawił podobnie jak Cloud!

Na podstawie mojego doświadczenia twierdzę, że BigData wiąże się ze specyficznymi strukturami baz danych, z którymi mamy do czynienia od momentu istnienia "user-generated content". Specyfika tych struktur polega na tym, że baza danych daje się podzielić na dwie części. Jedna z nich ma składa się z kilku tabel (zwykle nie powiązanych kluczami obcymi z pozostałą częścią bazy), które swoim rozmiarem odstają od reszty bazy. Przykładowo:

• średnia liczba wierszy w tabelach 5 mln
• średnia liczba wierszy w 2 wybranych tabelach 100 mln
• średnia wielkość większości tabel kilkanaście MB
• średnia wielkość 2 wybranych tabel 75 GB

Dodatkowo te największe tabele cechuje wysoka dynamika wzrostu. Zarządzanie taką strukturą danych za pomocą tradycyjnych silników relacyjnych baz danych nie jest ekonomiczne. Rozwiązania o bogatej funkcjonalności zaprojektowane do zapewniania transakcyjności obliczeń zatrudniamy do stosunkowo dużej liczby prostych zapytań na ogromnych wolumenach danych. Dlatego powstały rozwiązania (Hadoop, MapReduce), które wykonują operacje na tej części bazy dużo efektywniej niż tradycyjna relacyjna baza danych. Dla mnie to właśnie jest BigData.

IT-Capacity@Oracle Day

Witam,

dzięki uprzejmości Pana Pawła Płaszczaka z GridWiseTech miałem przyjemność uczestniczyć w konferencji Oracle Day w Warszawie. Temat IT-Capacity pojawił się na porywającej prezentacji Pawła jako jedna z metryk biznesowych oferowanych w ramach innowacyjnej usługi Oracle Care. Usługa ma wesprzeć długo oczekiwany przełom w relacjach pomiędzy biznesem a IT. Dzięki niej dyrektor IT może w sposób czytelny dla zarządu firmy przedstawić stan infrastruktury IT i uzasadnić niezbędne inwestycje. Usługa pozwala na gromadzenie i wizualizowanie danych o trzech kluczowych obszarach wyzwalających wydatki na IT:

• poziomie ryzyka
• kosztach
• pojemności infrastruktury IT

Taka informacja pokazana on-line i zrozumiała dla Zarządu powinna pomóc zdobyć finansowanie infrastruktury IT. Zachęcam do zapoznania się z informacjami handlowymi na ten temat - sam jestem ciekawy i nie omieszkam zajrzeć do broszury.

Kontroluj zakłócenia - poczta elektroniczna

Jednym ze źródeł zakłóceń we współczesnej pracy jest poczta elektroniczna. Szczególnie niebezpieczne są ustawienia mające usprawnić reakcję na nową pocztę elektroniczną. Ma to sens, gdy dziennie otrzymujemy 1-10 wiadomości e-mail. Wtedy takie powiadomienie jest miłą przerwą w rutynie pracy. Jeśli tych wiadomości jest więcej praca staje się coraz bardziej uciążliwa i trudno skoncentrować się na wykonywaniu zadań wymagających koncentracji i dłuższego wysiłku. Oprócz trenowania nawyku "niereagowania na e-maile" można prosto skonfigurować pocztę, tak aby nie utrudniała nam pracy.

• Pierwszy krok to usunięcie "dymków" czyli wyłączenie alertów na pulpicie w programie Outlook 2007 (szczegóły w pomocy), w kliencie Thunderbird 3.1.6 korzystamy z Opcji ogólnych i odznaczamy Po odebraniu nowej wiadomości wyświetlaj informację.
• Jeśli to nie pomaga warto skonfigurować dłuższe czasy pomiędzy połączeniami klient poczty - serwer poczty. W przypadku Outlook 2007 korzystamy z Narzędzia -> Opcje -> Ustawienia poczty -> Wyślij/Odbierz... -> Zaplanuj automatyczne wysyłanie/odbieranie co .... W przypadku Thunderbird 3.1.6 należy skorzystać z Konfiguracji kont -> Konfiguracja serwera -> Sprawdzaj, czy nadeszły nowe wiadomości co.
• W sytuacjach wymagających szczególnej koncentracji przez dłuższy czas lub, gdy nie chcemy czytać wieczór nowej służbowej poczty w domu na służbowym notebooku można posłużyć się opcją Tryb offline dostępną w obu programach w Głównym Menu Plik. W przypadku ustawienia Trybu offline warto wpisać w kalendarzu przypomnienie o powrocie z tej opcji, jak tylko będziemy gotowi na przyjmowanie zakłóceń. Tryb ten dodatkowo chroni nas przed rozwiązaniem Direct Push serwera Microsoft Exchange, a więc wpychaniem nowych wiadomości, kiedy otrzyma je serwer poczty elektronicznej.
  

Na koniec nasuwa się pytanie - jak często odbierać pocztę, aby nie zakłócać sobie pracy i jednocześnie być "na bieżąco"? Każdy musi dostosować swoje czasu do swoich potrzeb, charakteru pracy i oczekiwań współpracowników, niemniej jednak proponuję wziąć pod uwagę moje obserwacje dotyczące efektywności pracy:

• średnio 25 minut zabiera nam wykonanie czynności, z której mogą wyniknąć namacalne rezultaty,
• zwykle po około 1h można zakończyć pracę nad jednym zagadnieniem z możliwością zapisania rezultatów w postaci elektronicznej lub papierowe i satysfakcją, że uczyniliśmy konkretne postępy,

Biorąc pod uwagę fakt, że nie zawsze będziemy reagować natychmiast na nową pocztą, jak też to, że działania mają różną długość w czasie proponuję ustawić odświeżanie poczty od 20 minut w pracy wymagającej szybkich reakcji nawet do 40 minut na stanowiskach nie wymagających niezwłocznej reakcji na pocztę przychodzącą.

GTD i Nokia

Ostatnio znalazłem chwilę czasu, aby sprawdzić jakich narzędzi użyć do systemu Getting Things Done Davida Allena (GTD) na telefonach Nokia jeśli podstawową aplikacją do GTD jest Microsoft Outlook. W szczególności zainteresowała mnie seria Smartphone'ów z systemem Symbian S60 (n.p. Nokia E71, E62) - wielu z moich kolegów, klientów i uczestników szkoleń korzysta właśnie z takich telefonów.

Celem korzystania z GTD na mobilnym urządzeniu może być

1. wykorzystywanie dokładnie rozplanowanego na komputerze kalendarza,
2. wykorzystywanie listy czynności do działania w różnych sytuacjach poza biurem (dom, załatwienia na mieście itp.),
3. wykorzystywanie informacji pomocniczych zapisanych w notatkach,
   
4. wykonywanie przeglądu inboxa i uzupełnianie informacji w kalendarzu i na listach czynności.

W pierwszym przypadku nie trzeba korzystać ze specjalnej aplikacji do GTD. Standardowy kalendarz Nokii wystarcza, a synchronizacja działa przez dostarczany przez Nokię, Nokia PC Suite.

W drugim przypadku sytuacja się komplikuje - lista zadaniowa w telefonie jest synchronizowana z Outlookiem, ale nie są przekazywane kategorie, a więc nie możemy łatwo przeglądać zadań tylko "w biurze", "telefony", "w domu", a więc z podziałem na konteksty. W przypadku intensywnego korzystania z GTD, gdy mamy około 100 czynności na listach jest to istotne utrudnienie.

W trzecim przypadku jest podobnie jak w drugim - jeśli nie mamy zbyt dużo notatek (do około 50) nie odczuwa się braku kategorii.

W czwartym przypadku bardziej zależy to od ergonomii samego telefonu komórkowego i umiejętności korzystania z klawiatury, słownika. W mojej praktyce GTD rzadko korzystam z takiej funkcjonalności - po prostu poza biurem zwykle nie mam wolnych okien, które mogę poświęcić na opróżnianie Inboxa. Z drugiej strony nie jest dla mnie problemem przetrzymanie spraw w Inboxie, aż będę w biurze...

Wracając do przypadku #3 - jak uzyskać listy kontekstowe w Symbian S60?

Ustaliłem, że istnieje jedno jedyne (!) rozwiązanie pozwalające uzyskać listy kontekstowe w Symbian S60. Jest to aplikacja Aqua Calendar wraz z towarzyszącym oprogramowaniem do synchronizacji w Outlook (Aqua Sync). Jak to działa?

• Na telefonie ma być zainstalowana aplikację Aqua Calendar,
• Na komputerze i na komórce ma być zainstalowana aplikację Aqua Sync,
• W przypadku wykonywania operacji na zadaniach w Outlook Aqua Sync dodaje do tematu nazwę kontekstu w nawiasach kwadratowych - [@office],
• Na telefonie komórkowym aplikacja Aqua Sync przyporządkowuje zadanie do odpowiedniej kategorii na podstawie tematu zadania (musi być nazwa kontekstu),
• Przypuszczam, że działa to w drugą stronę analogicznie.

Dokładny opis instalacji znajduje się na w jednym z postów dyskusji na forum firmy Davida Allena. Na wszelki wypadek zarchiwizowałem tą dyskusję.

Testy przeprowadzałem na modelu Nokia E50, a więc dość archaicznym. Mimo to mam kilka uwag dla potencjalnych użytkowników:

• aplikacja Aqua Calendar jest dość stara (wersja 3.2 - 2004, 4.0 -2006, 5.4 - 2007) i nie każda wersja działa z każdym modelem telefonu,
• firma PocketTorch, która wyprodukowała aplikację już nie istnieje,
• są nowsze alternatywy, jednak wciąż bez wsparcia dla kategorii:

• SBSH Calendar (rekomendowany na forach Nokii)
• Handy Calendar i inne.

Dodatki:

• archiwalna strona oprogramowania Aqua Calendar producenta PocketTorch (uwaga plik *.mht dla Internet Explorer),
• archiwalna strona oprogramowania Aqua Sync producenta PocketTorch (uwaga plik *.mht dla Internet Explorer),
• archiwalna strona z forum Nokii o SBSH Calendar i Aqua Calendar.

Podsumowują korzystanie z GTD w konfiguracji Outlook + smartfon Nokii z serii Symbian S60 jest wykonalne, choć może być uciążliwe w konfigurowaniu i używaniu. Osobiście preferuję Windows Mobile (używam na Palm Treo 750v) i jestem zadowolony. Choć przyznaję, że Palmowi do wygodnego telefonu trochę brakuje - na szczęście nie korzystam z telefonu na tle, aby to było uciążliwe.

Produktywność pracy umysłowej

Na początku XX wieku F.W.Taylor poddał pracę fizyczną analizie zadań i opisał ją jako szereg prostych do wyuczenia czynności. W efekcie tego oraz zastosowania wielu urządzeń wspomagających pracę fizyczną w ciągu ostatnich 100 lat produktywność pracy fizycznej zwiększyła się 50-krotnie.

Oznacza to, że w 2000 roku robotnik wykonywał w ciągu 9 minut i 36 sekund pracę, która robotnikowi z 1900 roku zajęłaby 8h.

Źródłem jest artykuł dr Jana Fazlagicia.

Odnosząc to do pracy umysłowej można przypuszczać, że właściwe zbadanie i opisanie sposobów, w jaki wykonywana jest praca umysłowa oraz zastosowanie narzędzi wspomagających tę pracę spowoduje analogiczny wzrost produktywności. Przyjmując tempo wzrostu produktywności pracy fizycznej po roku doskonalenia pracy umysłowej pracowalibyśmy 18 minut krócej - różnica praktycznie niezauważalna.

Trzeba jedna pamiętać, że tempo rozwoju zwiększa się z każdą kolejną falą technologiczną. Spodziewałbym się raczej, że zwiększenie produktywności pracy umysłowej o 5000% nastąpi nie w ciągu 100 lat, ale w ciągu 25 lat, a może nawet 10 lat.

Scenariusz optymistyczny - w ciągu 10 lat produktywność pracy umysłowej zwiększa się o 5000% co oznacza, że po roku doskonalenia technik pracy umysłowej możemy dzisiejszą pracę na 8h wykonywać w ciągu 5h 41 minut (pracujemy krócej o 2h 35 minut dziennie). W scenariuszu pesymistycznym będzie to po roku 1h zaoszczędzonego czasu.

Jest to odpowiedź na pytanie, które zadał mi jeden z uczestników szkolenia - co mam zrobić, jeśli nie z mojej winy dostaję projekt "na zapalenie płuc" i muszę pracować 12h dziennie, aby dotrzymać terminów. Odpowiedź jest następująca - jeśli w przerwach na takie projekty będzie się doskonalić produktywność po roku taki projekt "zawalony" będzie oznaczał jedynie 8h i 7 minut w pracy.

Pozostaje jedno pytanie - jak to zrobić?

A może GTD?

Getting Things Dona a psychologia

Ostatnio intensywnie pracuję nad zastosowaniem w IT systemu Getting Things Done Davida Allena zarówno w celach osobistych (organizacja własnych działań) i zawodowych (szkolenia). Natrafiłem na ciekawe zagadnienie: czy system GTD bardziej się nadaje dla określonych typów charakteru?
David Allen na portalu GTD Times podzielił się konkluzją, że typ osobowości nie ma znaczenia przy wykorzystaniu GTD. Z kolei Don Khouri twierdzi, że określone typy osobowości według klasyfikacji Myers-Briggs w specyficzny dla siebie sposób wykorzystują GTD.

Jakkolwiek system GTD jest zorientowany na zwiększanie produktywności, to jednak efektywność będzie dla osób z różną osobowością co innego oznaczała. Osoby zorientowane na kontakty z ludźmi (ekstrawertycy, feelers, intuitors) będą intensywniej wykorzystywać elementy poprawiające produktywność kontaktów i relacji międzyludzkich (Agendy, Listy kontaktów, Konteksty). Z kolei osoby zorientowane na samodzielną pracę będą intensywnie wykorzystywać Listy czynności, Listy projektów, Przegląd Tygodniowy.

Wydaje mi się, że część systemu przydatna przy pracy z ludźmi mogła by być bardziej rozbudowana. Przykładowym pomysłem jest grupowanie listy kontaktów według zagadnień z jakimi zwykle mamy do czynienia. Osobiście prowadzę działalność gospodarczą, rozwijam własne kompetencje, poświęcam czas dla rodziny (żona i troje dzieci) i aktualnie testuję grupowanie własnej listy kontaktów według list:

• samozatrudnieni - osoby podobnie jak ja prowadzący samodzielnie DG,
• klienci - osoby, które zlecały mi prace,
• IT - osoby z branży IT,
• lekarze - wiadomo gdzie dzwonić jak jest jakiś problem zdrowotny z dziećmi...
  

Co ważne jedna osoba może należeć do kilku grup (taką funkcjonalność zapewnia Nokia, a w starym Palmie m515 nie da się tego zrobić - są tylko rozłączne kategorie kontaktów).

Zastosowania Lean

Ostatnio przeglądałem gazetkę, którą podrzuciła mi żona - rzecz była o usprawnianiu "zarządzania praktyką" i o "przepływie pacjentów". Moje skojarzenie ze "szczupłym myśleniem" - okazało się trafne. Również w medycynie szuka się rozwiązań analogicznych do szczupłej produkcji bynajmniej nie wzorując się na gigancie motoryzacyjnym - nie znalazłem ani jednego odniesienia do Lean i Toyoty mimo, że podejście pasowało do tych metod.

Przy okazji - kiedyś zastanawiałem się nad analogiami między usługami i produkcją. Była to odpowiedź na problem zarysowany przez jednego z bloggerów - jak "tłumaczyć" Lean z produkcji do usług. Konkluzja była jedna - należy znaleźć wartość i resztę wymyślać od nowa jedynie inspirując się ideami Toyoty.

A zatem IT:

• przepływ produktu (samochodu) zastąpmy przepływem idei (dokumentu) czy też zbioru informacji, wszak IT to przetwarzanie informacji,
• wartością dla klienta będzie użyteczna informacja, którą można określić jako wiedzę - jeśli informacje zaciemniają dokument to są stratą, marnotrawstem - muda

Bardzo podobną sytuację mamy w Administracji publicznej (Urzędach), gdzie mamy do czynienia z petentami, a właściwie ich "sprawami". W tym świetle można zdefiniować:

• przepływ produktu to postęp "sprawy administracyjnej",
• wartością dla klienta jest czynność administracyjna, która posuwa rozwiązywanie sprawy do przodu.

Zarówno w przypadku IT, jak i administracji (oraz wszelkich prac biurowych) można pokusić się o definicję przezbrojenia:

• przezbrojenie oznacza zmianę typu wykonywanych czynności, przykładowo urzędnik teraz załatwia sprawy podatku VAT, a za chwilę sprawy podatku PIT, podobnie informatyk rozwiązuje incydenty, a potem diagnozuje problemy
• szczupłość organizacji można zatem poznać po tym czy pracownicy potrafią się "przezbroić" i jak szybko to wykonują...

Analogicznie w medycynie:

• przepływ produktu zastąpimy przepływem pacjenta,
• wartością dla klienta będą działania diagnostyczno-terapeutyczne
• w tym świetle wykonywanie badań na wyrost lub terapie "na wszelki wypadek" są stratą - marnotrawstwem - muda

Model Greiner w IT

W poprzednim poście napisałem kilka słów o modelu Greinera wzrostu organizacji. Teraz pora na aplikację tego do IT. Zastanówmy się nad dwoma fazami modelu:

• faza 2 (wzrost przez wytyczne),
• faza 3 (wzrost przez delegowanie).

Intuicyjnie można by utożsamić fazę 2 ze działami IT średniej wielkości (30-90 pracowników). Zgodnie z modelem Greinera wzrastają one przez ustalanie procedur i wytycznych oraz tworzenie odpowiednio zaprojektowanych struktur funkcjonalnych. Zwykle struktury tworzy się intuicyjnie na podstawie własnych warunków, nie zawsze jednak taka metoda daje najlepsze rezultaty. Warto w tym miejscu wykorzystać wiedzę o najlepszych praktykach zarządzania IT: ITIL. Część wersji 3 tej biblioteki: Eksploatacja usług dużo miejsca poświęca funkcjom koniecznym do wprowadzenia w ramach organizacji IT. Przykładowo znajomość pojęcia Service Desk może zaowocować wczesnym powołaniem takiej struktury w dziale IT i uniknięciem wielu organizacyjnych kłopotów. Pomocniczo można wykorzystać również procesy opisane w tej i innych częściach książki, będą one jednak grały drugoplanową rolę (poszczególnym stanowiskom funkcjonalnym będą przypisywane role wynikające z procesów).

Opisana wyżej organizacja przechodzi naturalny kryzys autonomii polegający braku delegacji uprawnień przez Zarząd (właścicieli) kadrze menedżerskiej. Można by zaryzykować hipotezę, że zachodzi to w dużych organizacjach IT liczących od 90 do 250 pracowników. Zarząd (a właściwie CIO) może czuć opór przed delegacją uprawnień bojąc się utraty kontroli. Tutaj z pomocą przychodzi znów ITIL. Niezbędnym mechanizmem organizacyjnym w tak dużej organizacji są procesy i ich menedżerowie, którzy umożliwiają sprawowanie kontroli menedżerskiej najwyższej kadrze zarządzającej.

Temat drugi jest wałkowany przez wiele firm konsultingowych szukających okazji do wdrożenia narzędzi z gatunku ITSM, natomiast pierwszy wydaje mi się równie ciekawy do rozwinięcia w bardziej naukowy sposób - metody projektowania funkcjonalnego średnich organizacji IT z wykorzystaniem biblioteki ITIL.