Okoliczności biurowe czyli grupowanie najbliższych działań w pracy zależnie od kontekstu

David Allen w swojej metodyce GTD zaleca grupowanie najbliższych działań na listach zależnych od okoliczności (kontekstu). W środowisku biurowym na pewno sprawdzą się następujące listy:

• w biurze (czyli na własnym stanowisku pracy)
• telefon (lista wszystkich telefonów do wykonania skądkolwiek)
• agendy (czyli wszelkie uzgodnienia dokonywane na spotkaniach formalnie organizowanych, prowadzonych ad hoc lub przy okazji n.p. lunchu)

W wersji angielskiej będzie to:

• @office
• @phone
• @agenda

Niestety w praktyce korzystania z GTD okazuje się, że listy rosną w nieskończoność. Osobiście stosuję dwa rozwiązania:

1. Odkładanie spraw na później (43 folders), na tak zwany Święty nigdy, czyli kiedyś/może (Someday/Maybe) lub po prostu wyrzucanie do kosza
2. Drugim sposobem jest podział dużej listy na mniejsze - ułatwia to porządkowanie i przeglądanie. Dla listy w biurze (@office) zastosowałem podział na:
• na komputerze (@pconly) - obejmuje działania, które mogę wykonać poza biurem jeśli mam notebooka przy sobie
• w sieci (@wwwonly) - obejmuje działania, do których wystarczy jakakolwiek przeglądarki

Co zyskałem za pomocą tego dziwacznego sposobu organizacji?

• cotygodniowy przegląd i porządkowanie list jest sprawniejsze
• zdarzają się sytuacje, gdzie mam okazję (i ochotę) popracować na komputerze lub przy sieci i wtedy w/w listy są jak znalazł

Kontrolę długości list przeprowadzam w trakcie cotygodniowego przeglądu stosując zasadę 20/50 - lista dłuższa niż 50 jest niepraktyczna w użyciu - należy ją podzielić lub skrócić do 20. W praktyce sprowadza się to do znalezienia jednej lub kilku najdłuższych list (powyżej 20) i skróceniu ich poniżej 20 pozycji.